VIDEOSORVEGLIANZA IN AZIENDA: COSA FARE?
Le telecamere in azienda possono essere installate per motivi di sicurezza, per tutelare il patrimonio aziendale o per esigenze organizzative e produttive. La loro installazione, però, deve rispettare precise regole.
Quando dalle telecamere può derivare anche la possibilità di controllare a distanza i lavoratori, infatti, entrano in gioco sia le disposizioni dello Statuto dei Lavoratori sia quelle in materia di protezione dei dati personali.
Per questo motivo è importante verificare gli adempimenti prima di acquistare e installare l’impianto.
QUANDO È POSSIBILE INSTALLARE LE TELECAMERE
L’articolo 4 della Legge n. 300/1970 – Statuto dei Lavoratori, modificato dal D.Lgs. n. 151/2015, stabilisce che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere utilizzati per:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
Non è quindi possibile installare una telecamera con la semplice finalità di controllare direttamente come lavora un dipendente o di verificarne in modo sistematico la prestazione.
Questo non significa, però, che il lavoratore non possa mai essere ripreso.
Se le telecamere sono installate per una delle finalità ammesse dalla legge, è possibile che nelle immagini compaiano anche i dipendenti. Ciò che conta è che le riprese siano necessarie e proporzionate rispetto alla finalità perseguita.
ACCORDO SINDACALE O AUTORIZZAZIONE DELL’ISPETTORATO
Quando dall’impianto può derivare la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori, l’installazione deve essere preceduta da una delle procedure previste dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
La prima possibilità è raggiungere un accordo con la rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA).
Se non è possibile raggiungere l’accordo, oppure se in azienda non sono presenti RSA o RSU, il datore di lavoro può richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).
L’autorizzazione deve essere ottenuta prima dell’installazione e dell’utilizzo dell’impianto.
Non è quindi sufficiente presentare la domanda all’Ispettorato e procedere comunque con l’installazione.
IL CONSENSO DEI LAVORATORI NON BASTA
Un errore piuttosto frequente consiste nel pensare che sia sufficiente far firmare ai dipendenti un documento con il quale dichiarano di essere informati e di accettare la presenza delle telecamere.
Non è così.
Il consenso individuale dei lavoratori non può sostituire l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato previsti dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
L’informazione ai dipendenti resta comunque obbligatoria, ma è un adempimento diverso dall’accordo sindacale o dall’autorizzazione INL.
COME SI PRESENTA L’ISTANZA ALL’INL
Quando è necessario richiedere l’autorizzazione (in mancanza di accordo sindacale) l’istanza deve essere presentata dal legale rappresentante dell’azienda utilizzando il modello predisposto dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, denominato Modulo INL 1– Istanza di autorizzazione all’installazione di impianti audiovisivi.
La domanda deve indicare, tra gli altri elementi:
- i dati dell’azienda e del legale rappresentante;
- il numero dei lavoratori occupati;
- le ragioni per cui si rende necessaria l’installazione;
- la sede o le unità produttive interessate;
- l’eventuale assenza di rappresentanze sindacali oppure il mancato accordo con RSA/RSU;
- se si tratta di una nuova installazione oppure della modifica o integrazione di un impianto già autorizzato.
La parte più importante della richiesta è però la relazione che deve essere allegata all’istanza.
Non è sufficiente indicare genericamente che le telecamere servono, ad esempio, per “tutelare il patrimonio aziendale”. Le motivazioni devono essere descritte in modo concreto e dettagliato, spiegando le esigenze dell’azienda e il motivo per cui l’impianto è necessario. Il modello INL indica, a titolo esemplificativo, situazioni quali furti o intrusioni, presenza di beni di particolare valore, particolari esigenze di sicurezza o necessità organizzative legate agli impianti e ai processi produttivi.
La relazione deve inoltre descrivere come funzionerà concretamente il sistema, indicando, in particolare:
- se l’impianto è a circuito chiuso oppure collegato alla rete aziendale o a postazioni remote;
- se è prevista la visione delle immagini in tempo reale e se questa può avvenire anche da remoto;
- gli orari di funzionamento dell’impianto;
- le modalità di registrazione e conservazione delle immagini;
- le modalità e le occasioni di accesso alle registrazioni.
Questi elementi sono importanti perché consentono all’Ispettorato di verificare la coerenza tra le esigenze dichiarate dall’azienda e le caratteristiche effettive dell’impianto.
Alla domanda devono inoltre essere allegati, quando necessari, i documenti relativi al mancato accordo con le rappresentanze sindacali e l’eventuale ulteriore documentazione utile a dimostrare le ragioni dell’installazione.
⚠️ Attenzione: Le telecamere non devono essere installate prima del rilascio dell’autorizzazione! A nulla vale il fatto che non siano in funzione!
LA PLANIMETRIA
La relazione dovrà essere integrata con una planimetria dettagliata contenente:
a) numerazione e posizione delle telecamere interne ed esterne (indicare se fisse o rotanti);
b) Lunghezza focale e profondità di campo delle telecamere, espressa in metri;
c) raggio d’azione delle telecamere e ampiezza focale effettiva (angolo di campo) dei
dispositivi, espressa in gradi (evidenziare l’eventuale dotazione di dispositivo che consenta la
variazione dell’ampiezza del campo visivo);
d) esatta ubicazione delle postazioni fisse di lavoro (evidenziare sulla planimetria la posizione
delle postazioni fisse di lavoro con descrizione degli arredi e delle attrezzature – avendo cura
di escluderle per quanto possibile dal cono di ripresa delle telecamere);
e) posizione dei monitor e del dispositivo di registrazione.
TELECAMERE E TUTELA DEL PATRIMONIO AZIENDALE
La tutela del patrimonio aziendale è una delle finalità che possono giustificare l’utilizzo delle telecamere.
Non significa però che sia sufficiente indicare genericamente la necessità di “proteggere il patrimonio” per poter installare qualsiasi tipo di impianto.
È necessario valutare la situazione concreta: ad esempio, il valore dei beni da proteggere, il rischio di furti o danneggiamenti e le modalità con cui il sistema interviene.
Il controllo deve essere proporzionato al rischio che si intende prevenire e non può trasformarsi in un controllo generalizzato dell’attività dei dipendenti.
Diversa è la situazione dei sistemi collegati a un impianto antifurto che entrano in funzione quando in azienda non sono presenti lavoratori. In questo caso non si realizza un controllo dell’attività lavorativa.
E SE LE TELECAMERE RIPRENDONO I LAVORATORI?
Non è necessario che la telecamera sia sempre posizionata in modo da evitare qualsiasi ripresa dei lavoratori.
Occorre fare molta attenzione, ma quando esistono concrete ragioni legate alla sicurezza del lavoro o alla tutela del patrimonio aziendale, è possibile anche che il lavoratore venga direttamente inquadrato.
La ripresa deve però rimanere collegata alla finalità che ha giustificato l’installazione.
Le telecamere non possono quindi essere utilizzate per controllare continuamente il comportamento dei dipendenti, i loro tempi di lavoro o la loro produttività.
Anche il numero e la posizione delle telecamere devono essere coerenti con le esigenze aziendali.
AZIENDE NUOVE E ASSUNZIONI POST INSTALLAZIONE
Particolare attenzione deve essere prestata dalle aziende che installano un impianto quando ancora non hanno dipendenti.
Il fatto che al momento dell’installazione non vi siano lavoratori non significa infatti che l’impianto possa essere utilizzato liberamente dopo la prima assunzione.
Per una nuova azienda, l’autorizzazione può essere richiesta prima dell’assunzione, indicando anche il numero dei lavoratori che si prevede di occupare.
Diversamente, se un’azienda già operativa ha installato le telecamere quando non erano presenti lavoratori, con l’arrivo dei dipendenti l’impianto deve essere disattivato fino al completamento della procedura prevista dall’articolo 4, quando necessaria.
È quindi importante affrontare la questione prima dell’inizio dell’attività lavorativa dei dipendenti.
AZIENDE CON PIÙ SEDI
Per le aziende che hanno più unità produttive esistono alcune possibilità di semplificazione.
La Nota INL n. 4757 del 26 maggio 2025 ha chiarito che, quando più unità produttive rientrano nell’ambito di competenza della stessa sede territoriale dell’Ispettorato, in presenza delle medesime ragioni e dello stesso sistema di videosorveglianza, può essere presentata un’unica istanza di autorizzazione, valida per tutte le unità produttive interessate.
Per le aziende con sedi distribuite in territori diversi è quindi necessario verificare preventivamente quale sia l’Ispettorato competente e quale procedura debba essere seguita.
GLI ADEMPIMENTI PRIVACY
La procedura prevista dallo Statuto dei Lavoratori non esaurisce gli obblighi dell’azienda.
Le immagini che consentono di identificare le persone costituiscono infatti dati personali e devono essere trattate nel rispetto della normativa privacy.
In particolare, devono essere garantite una corretta informazione alle persone riprese, adeguate misure di sicurezza e un accesso alle immagini limitato ai soggetti autorizzati.
Devono inoltre essere definiti tempi di conservazione coerenti con le finalità dell’impianto.
Gli aspetti più tecnici relativi alla normativa sulla protezione dei dati personali devono essere verificati, caso per caso, con il professionista che segue gli adempimenti privacy dell’azienda.
INFORMATIVA E CARTELLI
La presenza delle telecamere deve essere segnalata attraverso appositi cartelli, collocati prima che la persona entri nell’area sottoposta a videosorveglianza.
Il cartello deve fornire le informazioni essenziali sul trattamento e deve essere accompagnato dall’informativa completa prevista dalla normativa privacy.
Anche i lavoratori devono quindi essere informati sulle modalità e sulle finalità della videosorveglianza.
ACCESSO ALLE IMMAGINI
L’accesso alle registrazioni deve essere limitato alle persone che ne hanno effettiva necessità per le proprie mansioni.
Gli autorizzati devono ricevere specifiche istruzioni sulle modalità di trattamento delle immagini e devono essere adottate misure che consentano di garantire la sicurezza e la tracciabilità degli accessi.
Anche questi aspetti devono essere coordinati con la documentazione e le procedure privacy adottate dall’azienda.
CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI
Le immagini non possono essere conservate per un periodo indefinito.
Il periodo di conservazione deve essere collegato alla finalità per cui l’impianto è stato installato e deve essere adeguatamente motivato quando si rende necessario conservarle per un periodo più lungo.
Anche questo elemento deve essere indicato nella relazione allegata all’istanza di autorizzazione, quando l’autorizzazione INL è necessaria. Il modello INL richiede infatti di specificare le modalità e i tempi di conservazione delle immagini.
Francesca Paolini
Consulente del Lavoro
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